Door Carel Donck: Als lid van de kascommissie, samen met Simon Salomé, kreeg ik de gelegenheid om de financiële stukken vooraf in te zien en met penningmeester Minke Valk te bespreken. Ik was benieuwd naar wat er bij haar functie zoal komt kijken, reden voor een kort interview.
Je doet dit werk nu al vier jaar. Had je vooraf enige ervaring?
Lang geleden, aan het Frederiksplein, ben ik ooit begonnen aan een cursus boekhouden. Dat heb ik drie avonden volgehouden, toen ben ik er op afgeknapt omdat ik de hele avond moest schrijven, pennen.
Maar waarom deed je die cursus? Had je ’t voor je werk nodig?
Nee. Het leek me wel leuk. Meer niet, eigenlijk. Maar het feit dat je zoveel zelf moest opschrijven, dat je niet een stencil kreeg, daar ben ik totaal op afgeknapt. Maar ik vind het leuk om met cijfertjes te werken.
Hoeveel tijd kost het je, door het jaar heen?
In het winterseizoen probeer ik er iedere dinsdag wat aan te doen. Dat is ook de dag waarop ik schaats, en als ik dan iets heb kan ik het op de baan gelijk met het bestuur doornemen. Het seizoen begint eigenlijk in juli, op het moment dat Bart Postma de incasso’s gaat aanmaken voor de contributie. Die worden uitgestuurd, en dan komen er storneringen, dan wordt er teruggestort. Mensen die niet voldoende saldo hebben, of die niet willen dat het automatisch wordt geïncasseerd. Dan moet ik per persoon kijken wat er gestorneerd is, want die bedragen verschillen. Dat moet ik dan ook precies terugboeken in het systeem. Gevolg is dan dat Bart het nog een keer probeert, en als dat ook niet lukt worden de leden door Bart of mij per mail gevraagd om het bedrag zelf over te maken.
Dat is dus een heel gedoe.
Ja, het zijn eigenlijk twee momenten: als de contributie wordt geïnd, eind juli, en rond september, met de trainingsabonnementen. Die trainingsabonnementen verschillen echt per persoon: de een heeft een trainingsabonnement, de ander een recreatieabonnement – daarmee verschillen ook de bedragen. Dat zijn de drukste periodes. Verder zijn de zomermaanden vrij rustig. Steeds als ik een bankafschrift krijg, voer ik dat in in een systeem op de computer.
Daar heb je dus toch ervaring mee.
Ja, wel met systemen. Dat vind ik ook leuk om mee te werken, ook vroeger voor m’n werk.
(Minke was informatiespecialist bij het Tropeninstituut.)
Ze laat me het systeem zien, Gravita, waarmee haar voorgangster Joke Wittenberg ooit is begonnen. Zegt dat ze ’t leuk vindt om met dat soort systemen te werken.
Zijn er dit jaar dingen gebeurd die invloed hebben gehad op de jaarrekening?
Ja – de inkomsten en uitgaven voor de abonnementen zijn een stuk minder dan begroot. Dat heeft er mee te maken dat wij restitutie hebben gekregen van de KNSB van ongeveer elfduizend euro, voor het gemis van de baan. Dat hebben wij weer aan de leden uitgekeerd.
Ik zag nog iets: dat de begrote post ‘kleding HCA’ nogal verschilt van de daadwerkelijke rekening. Zit daar een verhaal achter?
Ja. De kleding is afgelopen seizoen overgegaan van Kaja Oehler, die dat altijd bestelde en leverde, naar Hyro Sports. Dat is een winkel, daar kan de kleding worden gepast en gekocht. Er was maar een kleine voorraad schaatskleding, en we hebben laat in het afgelopen seizoen nieuwe kleding besteld. Nog niet optimaal dus. HCA betaalt de rekening voor de kleding en Hyro Sports maakt het geld voor de verkochte kleding weer aan ons over.
Andere vraag: jullie willen bepaalde zaken, zoals de 111 ronden, kosten-neutraal doen. Lukt dat in het algemeen?
Bij de 111 ronden lukt dat net niet. Maar we gaan wel kijken naar de onkosten. Udo Meijer zei bijvoorbeeld: we hebben heel veel medailles, dus die hoeven we waarschijnlijk niet te kopen.
Wat vind jij zelf opvallende dingen voor dit jaar?
Ik zag bij de uitgaven het bedrag ‘diversen’, een flink bedrag. Dat moet ik misschien de volgende keer gaan uitsplitsen. Waar we ’t aan hebben uitgegeven zijn veel attenties, parkeervergunningen voor trainers. Die konden tot voor kort niet worden opgezegd en vernieuwd, nu kan dat wel, dus het kan goedkoper.
Ten slotte: je schrijft in je toelichting dat er weliswaar een iets verminderd vermogen is, maar dat Joke had uitgezocht dat €10.000 een gezond vermogen is.
Dat is natuurlijk wel een beetje een boude uitspraak. Maar ik denk dat ze dat wel degelijk heeft uitgezocht en nagevraagd. Dus daar houd ik me maar aan.
Verder word ik aan de zijlijn en waar nodig geadviseerd door Albert Gerritsen. Hij heeft boekhoudkundig begrip, en dat is een grote steun. Ik vind het leuk – volgend jaar gaat het helemaal lukken.
Heb jij enig idee of de leden al of niet moeite hebben met de kosten van trainingen, abonnementen en lidmaatschap?
Ik denk dat Bart daar meer over kan zeggen. Wat ik wel vind: niet afgelopen seizoen, maar het seizoen daarvóór, betaalden wij €5,- per lid van 18 jaar en ouder aan de KNSB. Vorig jaar was dat €7,50. Dat is een verhoging van 50%, en ik heb net gezien dat de bedragen wéér omhoog gaan, met 1 euro. Dan denk ik: zo, dat gaat hard.
Zelf hebben wij besloten, mede omdat we een gezond kapitaal hebben, om de contributie niet te verhogen. Maar als de KNSB zo doorgaat, wordt dat op den duur heel moeilijk.
